Aprender a delegar el trabajo: La confianza es clave

“No tengo tiempo de explicárselo a nadie” o “al final tengo más trabajo que cuando lo hago yo mismo” son sólo algunas de las frases que se escuchan corrientemente en el trabajo cuando se trata de delegar una tarea en otra persona.

Si bien muchas veces hay tareas importantes que no se pueden dejar pendientes y que por eso se hace necesario ponerlas en mano de otra persona, no siempre es tan sencillo llevar esto a la práctica. Pero hay maneras de superarlo, asegura la psicóloga y asesora de negocios Eva Schulte-Ustum en una entrevista con dpa.

¿Por qué es tan importante aprender a delegar?

Nuestra rutina diaria de trabajo es cada vez más compleja, los requisitos aumentan, y temas como la rapidez o la flexibilidad en el trabajo han ganado importancia en el último tiempo. No podemos hacerlo todo solos, por eso debemos aprender a delegar. También es una manera de utilizar el tiempo de un modo más productivo, reducir el estrés y las demandas excesivas para poder ocuparnos de las tareas que son realmente importantes.

¿Qué nos impide delegar el trabajo?

En mi trabajo como asesora de negocios escucho una y otra vez algunas explicaciones sobre esta dificultad. Yo lo llamo creencias, mitos que nos impiden delegar. Básicamente, esto se debe a la dificultad de depositar confianza en otra persona.

¿Cuáles son las creencias más comunes?

La más común es: “La confianza es buena. El control es mejor”. Es por eso que muchas personas simplemente no delegan las tareas. Pero también es usual el dicho: “Nadie lo hace tan bien o tan rápido como yo”.

Hay personas que opinan que el otro colega o empleado debe demostrar previamente que está en condiciones de llevar adelante esa tarea y «ganarse así la confianza». Otros piensan que «la desconfianza protege contra las malas experiencias». Entonces prefieren no encomendar algo a otro para no sufrir luego una decepción.

¿Qué aconseja para disipar la idea errónea de “no tengo tiempo para delegar”?

Tengo que empezar a delegar paso a paso. Comenzar con tareas pequeñas y fáciles e ir aumentándolas cuando note que se resuelven satisfactoriamente. Delegar no sólo debe ser visto como una oportunidad para reducir la propia carga de trabajo, sino también como una oportunidad para el desarrollo laboral de otras personas.

Es útil tener siempre en cuenta las ventajas que conlleva ceder una tarea a otra persona. La capacidad de confiar debe considerarse como una competencia para utilizar eficazmente la mano de obra en pos de alcanzar juntos los objetivos fijados.

¿Qué hay que hacer entonces en términos concretos?

Tener las cosas claras facilita el encargo. Además, es bueno preguntarse regularmente: ¿Cuál de las siguientes tareas puede asumir otra persona? Por ejemplo, proyectos sencillos o varias tareas pequeñas que estén conectadas entre sí.

Sólo si se es consciente de qué tareas se pueden delegar, se podrá encarar esta posibilidad. ¿Quién hace tal o cuál cosa y hasta cuándo? Esta es muchas veces la pregunta más importante que hay que responderse.

Si delego en otros, ¿cuánto debo controlar?

Hay que tener en claro una cosa: el control excesivo funciona como desconfianza, y eso, por supuesto, da al empleado o colega una mala sensación. Entonces uno se mete en una espiral negativa.

Es importante generar desde el principio la mayor transparencia posible y hablar de cuánto control o explicaciones quiere cada colega.

En ese caso le puedo preguntar: «¿Qué necesitas exactamente de mí? Finalmente, la persona que toma el relevo hará la tarea de acuerdo a cómo le fue presentada. Tomarse el tiempo necesario para explicar es una condición indispensable para obtener un buen resultado.